Dicas para Organizar um Treinamento ou Reunião de Negócios

Cada vez mais as empresas estão investindo em treinamento e desenvolvimento para seus funcionários, pois, com o conhecimento e com a educação, é possível gerar transformações, novas idéias, novos negócios, novas habilidades e comportamentos, e, conseqüentemente, mais resultados financeiros. Para que o treinamento empresarial tenha a efetividade desejada, alguns pontos precisam de grande atenção:

Definir, primeiramente, qual o objetivo do treinamento e o público alvo. Por exemplo:
Treinamento de Gestão de Mudança para todos os gestores da empresa com o objetivo de apoiá-los a encarar a mudança como algo importante no ciclo de uma organização, gerando novas idéias e novos pensamentos, pois a empresa está passando, no momento, por importantes mudanças estratégicas.

Determinar quem ministrará o treinamento:
Será alguém internamente capacitado, ou uma consultoria externa. Essa decisão muitas vezes é determinada pelo valor financeiro que empresa quer e/ou pode investir.

Desenhar o conteúdo do curso e definir a carga horária:
É preciso levar em consideração a rotina do público alvo, pode ser de no mínimo 3 horas e no máximo, de preferência, que não ultrapasse 16 horas (2 dias) seqüenciais. O número de participantes não deve ultrapassar 30 pessoas, e dependendo do número, pode-se dividir em turmas.

Neste momento, precisamos decidir o local em que será realizado.

Quando decidimos realizar o treinamento fora da empresa, precisamos sempre nos certificar

 se há estacionamento no local Verificar também ventilação, ar condicionado, 
wi-fi, datashow, iluminação e pontos de energia do espaço.

Agora podemos nos focar em toda a parte operacional que antecede o evento como:

-Verificar quais são os equipamentos e materiais que serão necessários tais como: datashow, notebook, sonorização, microfones, flipchart, material para as dinâmicas, material impresso que será entregue, canetas, etc.

-Definir com o consultor que ministrará o curso qual a melhor disposição das mesas e cadeiras na sala, de acordo com o número de participantes e do tema a ser trabalhado. Existem várias formas de se organizar a sala: formato U, espinha de peixe, auditório, etc.

-É importante que cada participante tenha um crachá para facilitar a identificação e comunicação, tanto com o consultor que ministrará o treinamento como para com os outros participantes.

-De acordo com a carga horária, acima de 3 horas, é interessante ter intervalos durante o curso, para que os participantes possam se movimentar, interagirem e voltarem mais motivados e concentrados para a sala de aula. Recomenda-se um intervalo durante a manhã e um intervalo durante a tarde.

Nestes intervalos a empresa pode oferecer um café com alguns lanches, petiscos, o chamado coffee-break. Quem está organizando o treinamento pode providenciar ou pode-se contratar uma empresa especializada em coffee-break.

-Providenciar café e água para participantes e consultor dentro da sala.

-Elaborar uma Lista de Presença para que os participantes possam confirmar a sua participação e a empresa tenha como comprovar que o treinamento foi efetivamente realizado.

-É importante, também, elaborar uma Avaliação de Reação, que será entregue aos participantes ao término, para que avaliem como foi o curso e deixem suas sugestões.

-Acompanhar a confirmação dos participantes no treinamento e garantir a presença, de no mínimo, 80% dos participantes.

-Fazer um check list dos itens acima é importantíssimo, para que no dia do evento, não haja esquecimento de nenhum item.

Antes de iniciar o treinamento, é imprescindível que o responsável pela área de Recursos Humanos, ou da empresa, faça a abertura do evento reforçando a sua importância e agradecendo a presença dos participantes. Se for a primeira vez que o treinamento é ministrado na empresa, é interessante que uma pessoa qualificada da área de Recursos Humanos acompanhe, para validar o conteúdo e didática ao final juntamente com o consultor.